Ի՞նչն է որոշում թիմի արդյունավետությունը՝ աշխատակիցների անհատական կարողություննե՞րը, ղեկավարի որոշումնե՞րը, թե՞ աշխատանքի ճիշտ կազմակերպումը։ Ինչպե՞ս հասկանալ՝ որ խնդիրն է պահանջում ղեկավարի անմիջական միջամտությունը, իսկ որ դեպքում թիմին պարզապես պետք է հնարավորություն տալ ինքնուրույն գործելու։ Եվ ինչպե՞ս ապահովել, որ ամենօրյա աշխատանքը ոչ միայն զբաղվածություն ստեղծի, այլև հանգեցնի իրական արդյունքների։

staffmedia.am-ում շարունակում ենք ուսումնասիրել այն գրքերն ու գաղափարները, որոնք փոխել են բիզնեսի, կառավարման և մասնագիտական զարգացման վերաբերյալ պատկերացումները՝ բացահայտելով արդյունավետ կազմակերպություններ կառուցելու և մարդկանց ներուժն ամբողջությամբ օգտագործելու սկզբունքները։

Այս անգամ անդրադառնում ենք Intel-ի նախկին գործադիր տնօրեն Էնդրյու Ս. Գրոուվի High Output Management գրքին, որը հայերեն կարելի է թարգմանել որպես «Բարձր արդյունավետության կառավարում»։ Հեղինակը ներկայացնում է կառավարման գործնական մոտեցում՝ հիմնված արտադրողականության, որոշումների կայացման, թիմային աշխատանքի և աշխատակիցների զարգացման վրա։

Գրոուվի համոզմամբ՝ ղեկավարի արդյունավետությունը չափվում է ոչ թե իր կատարած աշխատանքների քանակով, այլ այն արդյունքով, որին հասնում է իր ղեկավարած թիմը։ Հետևաբար ղեկավարի հիմնական խնդիրներից մեկը աշխատանքն այնպես կազմակերպելն է, որ յուրաքանչյուր աշխատակից կարողանա իր ներդրումն ունենալ ընդհանուր նպատակի իրականացման գործում։

Ս. Գրոուվ

Նախաբան․ ղեկավարի աշխատանքի իրական արդյունքը

Գրոուվը կառավարման նկատմամբ կիրառում է համակարգային մոտեցում։ Նա կազմակերպությունը դիտարկում է որպես փոխկապակցված գործընթացների ամբողջություն, որտեղ մեկ օղակի արդյունավետությունն ազդում է մյուսների աշխատանքի վրա։

Այս տեսանկյունից ղեկավարը պարզապես առաջադրանքներ բաշխող կամ որոշումներ ընդունող մարդ չէ։ Նա պետք է հասկանա՝ ինչպես է աշխատում ամբողջ համակարգը, որտեղ են առաջանում խոչընդոտները և որ գործողությունները կարող են առավել մեծ ազդեցություն ունենալ ընդհանուր արդյունքի վրա։

Գրքի հիմնական գաղափարներից մեկն այն է, որ ղեկավարի աշխատանքի արդյունքը ձևավորվում է ոչ միայն իր գործողություններով, այլև իր թիմի աշխատանքի արդյունավետությամբ։

Գլուխ 1․ Արտադրության հիմունքները (The Basics of Production)

Գրոուվը կառավարման սկզբունքները բացատրում է արտադրության օրինակով։ Արտադրական համակարգում արդյունք ստանալու համար անհրաժեշտ է ճիշտ կազմակերպել գործընթացները, վերահսկել որակը, ժամանակին բացահայտել խնդիրները և ապահովել, որ յուրաքանչյուր փուլ հաջորդին փոխանցի անհրաժեշտ արդյունքը։

Նույն տրամաբանությունը կիրառելի է նաև գրասենյակային աշխատանքի, ծառայությունների և կառավարման մեջ։ Յուրաքանչյուր կազմակերպություն ունի իր «արտադրանքը»՝ լինի դա պատրաստի ապրանք, հաճախորդին մատուցված ծառայություն, ընդունված որոշում, թե իրականացված նախագիծ։

Հեղինակը կարևորում է գործընթացի բոլոր փուլերի փոխկապակցվածությունը։ Եթե մի փուլում խնդիր է առաջանում, այն կարող է ազդել ամբողջ համակարգի արդյունքի վրա։

Գլուխ 2․ Նախաճաշի գործարանի կառավարումը (Managing the Breakfast Factory)

Նախաճաշի պատրաստման օրինակի միջոցով Գրոուվը ցույց է տալիս, թե ինչպես կարելի է սովորական գործընթացը վերածել կառավարման արդյունավետության ուսումնասիրության գործիքի։ Նախաճաշ պատրաստելիս պետք է հաշվի առնել բաղադրիչների առկայությունը, գործողությունների հերթականությունը, պատրաստման տևողությունը և վերջնական արդյունքի որակը։ Որոշ գործողություններ կարելի է կատարել զուգահեռ, իսկ մյուսները հնարավոր չէ սկսել, մինչև նախորդ փուլը չավարտվի։

Նույն սկզբունքով կազմակերպություններում անհրաժեշտ է հասկանալ՝ որ գործողություններն են որոշում ամբողջ աշխատանքի տևողությունը, որտեղ են առաջանում ուշացումները և ինչպես կարելի է ավելի լավ օգտագործել ժամանակն ու ռեսուրսները։

Գրոուվը շեշտում է նաև չափման կարևորությունը․ առանց հստակ չափանիշների դժվար է հասկանալ՝ գործընթացը բարելավվո՞ւմ է, թե՞ ոչ։

Գլուխ 3․ Կառավարչական լծակներ (Managerial Leverage)

Ինչպե՞ս կարող է ղեկավարը մեծացնել իր ազդեցությունը՝ առանց պարզապես ավելի շատ աշխատելու։ Գրոուվի պատասխանը կառավարչական լծակների ճիշտ օգտագործումն է։

Կառավարչական լծակ է ցանկացած գործողություն, որը կարող է զգալիորեն բարելավել թիմի կամ կազմակերպության արդյունքը։ Օրինակ՝ աշխատակցին ճիշտ ուղղորդելը, կարևոր որոշում ընդունելը կամ մի քանի մարդկանց աշխատանքի վրա ազդող գործընթացը բարելավելը կարող է շատ ավելի մեծ արդյունք ապահովել, քան ղեկավարի կողմից առանձին առաջադրանքներ կատարելը։

Հեղինակը տարբերակում է բարձր և ցածր ազդեցություն ունեցող գործողությունները։ Որոշումները, որոնք օգնում են բազմաթիվ աշխատակիցների ավելի արդյունավետ աշխատել, կարող են ունենալ երկարաժամկետ ազդեցություն։ Իսկ վատ կազմակերպված հանդիպումները, անորոշ հանձնարարությունները կամ ուշացած որոշումները կարող են հակառակը՝ նվազեցնել ամբողջ թիմի արդյունավետությունը։

Գլուխ 4․ Հանդիպումները՝ որպես կառավարման գործիք (Meetings—The Medium of Managerial Work)

Հանդիպումները հաճախ ընկալվում են որպես աշխատանքի ընդհատում, սակայն Գրոուվը դրանք դիտարկում է որպես կառավարման կարևոր գործիք։ Դրանց միջոցով հնարավոր է տեղեկություն փոխանցել, խնդիրներ բացահայտել, որոշումներ ընդունել և համակարգել թիմի աշխատանքը։ Հեղինակը տարբերակում է հանդիպումների երկու հիմնական տեսակ։ Առաջինը՝ գործընթացի պարբերական հանդիպումները, նախատեսված են ընթացիկ աշխատանքը քննարկելու և խնդիրներին հետևելու համար։ Երկրորդը՝ առանձին հարցի շուրջ կազմակերպվող հանդիպումները, նպատակ ունեն ուսումնասիրել կոնկրետ խնդիր, քննարկել տարբեր մոտեցումներ և որոշում ընդունել։

Հանդիպման արդյունավետությունը կախված է ոչ թե դրա տևողությունից կամ մասնակիցների քանակից, այլ նպատակից, նախապատրաստվածությունից և արդյունքից։ Եթե հանդիպումից հետո պարզ չէ, թե ինչ որոշում է ընդունվել կամ ով ինչ պետք է անի, այն հավանաբար չի կատարել իր գործառույթը։

Գլուխ 5․ Որոշումներ, որոշումներ (Decisions, Decisions)

Ղեկավարի աշխատանքում որոշումներ ընդունելը մշտական գործընթաց է։ Սակայն լավ որոշումը միայն ճիշտ պատասխան գտնելը չէ․ անհրաժեշտ է նաև հասկանալ խնդրի բնույթը, ուսումնասիրել հնարավոր տարբերակները և ներգրավել համապատասխան մարդկանց։

Գրոուվը կարևորում է որոշումների կայացման հստակ գործընթացը։ Որոշ դեպքերում ղեկավարը պետք է արագ որոշում ընդունի, իսկ մյուս իրավիճակներում անհրաժեշտ է քննարկել հարցը թիմի հետ՝ օգտագործելով տարբեր մասնագետների գիտելիքներն ու փորձը։

Կարևոր է նաև տարբերակել որոշման ընդունման և դրա իրականացման փուլերը։ Նույնիսկ հիմնավորված որոշումը կարող է արդյունք չտալ, եթե պատասխանատվությունը հստակ բաշխված չէ կամ դրա իրականացման ընթացքը չի վերահսկվում։

Գլուխ 6․ Պլանավորում․ այսօրվա գործողությունները՝ վաղվա արդյունքի համար (Planning: Today's Actions for Tomorrow's Output)

Պլանավորումը, ըստ Գրոուվի, ապագայի վերաբերյալ ենթադրությունները վերածում է այսօրվա գործողությունների։ Այն սկսվում է ապագա արդյունքների կանխատեսումից և շարունակվում այն քայլերի որոշմամբ, որոնք անհրաժեշտ են այդ արդյունքներին հասնելու համար։ Հեղինակը կարևորում է նաև այն գործոնների բացահայտումը, որոնք կարող են խոչընդոտել ծրագրերի իրականացմանը։ Եթե կազմակերպությունը կանխատեսում է պահանջարկի աճ, օրինակ, պետք է նախապես գնահատի՝ արդյոք ունի բավարար աշխատուժ, արտադրական կարողություններ և անհրաժեշտ ռեսուրսներ։

Պլանավորումը մեկանգամյա գործողություն չէ։ Փոփոխվող պայմաններում անհրաժեշտ է վերանայել ենթադրությունները, գնահատել արդյունքները և ճշգրտել հետագա քայլերը։

Գլուխ 7․ Նախաճաշի գործարանը դուրս է գալիս ազգային շուկա (The Breakfast Factory Goes National)

Այս գլխում նախաճաշի գործարանի օրինակը ցույց է տալիս, թե ինչպես է փոխվում կառավարման մոտեցումը, երբ փոքր գործընթացը վերածվում է ավելի մեծ և բարդ համակարգի։ Փոքր ծավալներում արդյունավետ աշխատող լուծումները միշտ չէ, որ նույնքան լավ են գործում ընդլայնման դեպքում։ Արտադրության ծավալների աճը պահանջում է գործընթացների վերանայում, ռեսուրսների ավելի ճշգրիտ բաշխում, որակի վերահսկման մեխանիզմներ և աշխատանքի համակարգման նոր եղանակներ։

Նույնը վերաբերում է բիզնեսին․ երբ ընկերությունն աճում է, ղեկավարն այլևս չի կարող բոլոր մանրամասները վերահսկել անձամբ։ Անհրաժեշտ է ստեղծել համակարգեր, որոնք թույլ կտան պահպանել արդյունավետությունը նաև մեծացող թիմի և գործառնությունների պայմաններում։

Գլուխ 8․ Հիբրիդային կազմակերպություններ (Hybrid Organizations)

Կազմակերպությունները հաճախ համադրում են աշխատանքի կազմակերպման տարբեր ձևեր։ Մի կողմից՝ անհրաժեշտ է հստակ կառուցվածք, դերերի բաշխում և որոշումների կայացման կարգ, մյուս կողմից՝ փոփոխվող պայմաններին արագ արձագանքելու և տարբեր թիմերի միջև համագործակցելու հնարավորություն։ Գրոուվի դիտարկմամբ՝ մեկ կառավարման մոդելը միշտ չէ, որ արդյունավետ է բոլոր իրավիճակներում։ Տարբեր խնդիրներ պահանջում են տարբեր մոտեցումներ։ Որոշ աշխատանքներ ավելի լավ են կատարվում հստակ կանոններով և ստանդարտացված գործընթացներով, իսկ մյուսները՝ մասնագիտական ինքնուրույնության և ճկունության պայմաններում։

Հաջող կառավարման խնդիրն այս մոտեցումները ճիշտ համադրելն է՝ առանց կազմակերպությունը չափազանց բյուրոկրատական դարձնելու կամ հակառակը՝ թողնելու, որ յուրաքանչյուրն աշխատի իր պատկերացմամբ։

Գլուխ 9․ Երկակի հաշվետվողականություն (Dual Reporting)

Բարդ կազմակերպություններում աշխատակիցը երբեմն միաժամանակ համագործակցում է տարբեր ղեկավարների կամ թիմերի հետ։ Օրինակ՝ մասնագետը կարող է ենթարկվել իր գործառութային ղեկավարին, բայց միաժամանակ աշխատել մեկ այլ ստորաբաժանման նախագծի վրա։

Այսպիսի կառուցվածքը կարող է օգնել համատեղել մասնագիտական փորձը և տարբեր թիմերի կարիքները, սակայն ստեղծում է նաև խնդիրներ։ Եթե պատասխանատվությունը, առաջնահերթությունները և որոշումների ընդունման իրավասությունները հստակ չեն, աշխատակիցը կարող է ստանալ իրար հակասող հանձնարարություններ։

Գրոուվի մոտեցմամբ՝ նման համակարգում հատկապես կարևոր է հստակեցնել դերերը, հաղորդակցման ուղիները և այն հարցերը, որոնց դեպքում պետք է վերջնական որոշում ընդունի կոնկրետ ղեկավարը։

Գլուխ 10․ Վերահսկման մեխանիզմներ (Modes of Control)

Ինչպե՞ս հասկանալ՝ արդյոք աշխատանքը ճիշտ ուղղությամբ է ընթանում։ Գրոուվը քննարկում է վերահսկման տարբեր մեխանիզմներ, որոնք օգնում են ղեկավարին ապահովել աշխատանքի արդյունավետությունն ու կանխատեսելիությունը։

Վերահսկումը կարող է հիմնվել գործընթացների հստակ կանոնների, աշխատանքի արդյունքների չափման կամ աշխատակիցների մասնագիտական գիտելիքների ու փորձի վրա։ Որ մոտեցումն է առավել արդյունավետ՝ կախված է աշխատանքի բնույթից և աշխատակցի պատրաստվածությունից։

Օրինակ՝ նոր աշխատակցին կարող են անհրաժեշտ լինել մանրամասն հրահանգներ և պարբերական ուղղորդում, մինչդեռ փորձառու մասնագետին կարելի է ավելի մեծ ինքնուրույնություն տալ՝ կենտրոնանալով վերջնական արդյունքի վրա։

Գրոուվը շեշտում է, որ վերահսկումը չպետք է նույնացվի մշտական միջամտության հետ։ Դրա նպատակը աշխատանքի ընթացքը հասկանալն ու անհրաժեշտ պահին ճիշտ աջակցություն տրամադրելն է։

Գլուխ 11․ Ինչ կարող ենք սովորել սպորտից (The Sports Analogy)

Սպորտը լավ օրինակ է հասկանալու համար, թե ինչպես են անհատական կարողությունները վերածվում թիմային արդյունքի։ Թիմը կարող է ունենալ ուժեղ մարզիկներ, բայց դա դեռ չի երաշխավորում հաղթանակ։ Անհրաժեշտ են ճիշտ մարտավարություն, հստակ դերեր, համագործակցություն և արդյունքների շարունակական գնահատում։

Գրոուվը կառավարման մեջ կարևորում է նաև աշխատանքի արդյունքների չափման և հետադարձ կապի դերը։ Ինչպես սպորտում մարզիկները գնահատում են իրենց խաղը՝ հասկանալու համար, թե ինչն է աշխատել, իսկ ինչը՝ ոչ, կազմակերպություններում նույնպես անհրաժեշտ է վերլուծել արդյունքները և դրանց հիման վրա փոխել մոտեցումները։

Միևնույն ժամանակ, միայն անհատական ցուցանիշները բավարար չեն։ Պետք է հասկանալ, թե յուրաքանչյուր աշխատակցի աշխատանքն ինչպես է նպաստում թիմի ընդհանուր հաջողությանը։

Գլուխ 12․ Աշխատանքին համապատասխան հասունություն (Task-Relevant Maturity)

Բոլոր աշխատակիցները նույն մակարդակի ուղղորդման կարիքը չունեն։ Նույնիսկ փորձառու մասնագետը կարող է լիովին ինքնուրույն լինել իր հիմնական աշխատանքում, բայց նոր գործառույթ ստանձնելիս լրացուցիչ աջակցության կարիք ունենալ։ Գրոուվը կարևորում է աշխատակցի պատրաստվածությունը գնահատելու կարողությունը՝ հաշվի առնելով ոչ միայն նրա ընդհանուր փորձը, այլև կոնկրետ առաջադրանքի վերաբերյալ գիտելիքներն ու հմտությունները։

Սա նշանակում է, որ ղեկավարի մոտեցումը պետք է փոփոխվի՝ կախված իրավիճակից։ Երբ աշխատակիցը դեռ սովորում է, անհրաժեշտ է ավելի շատ ուղղորդում։ Երբ նա տիրապետում է աշխատանքին, ղեկավարը կարող է ավելի շատ պատասխանատվություն փոխանցել նրան։

Գլուխ 13․ Արդյունքների գնահատում (Performance Appraisal)

Աշխատանքի գնահատումը պարզապես աշխատակցին միավոր կամ գնահատական տալու գործընթաց չէ։ Այն հնարավորություն է հասկանալու՝ ինչ արդյունքներ են գրանցվել, ինչն է լավ ստացվել, որտեղ կան զարգացման հնարավորություններ և ինչ պետք է փոխվի հետագայում։

Գրոուվը կարևորում է գնահատման ընթացքում կոնկրետ օրինակների և փաստերի օգտագործումը։ Ընդհանուր արտահայտությունները, ինչպիսիք են «ավելի նախաձեռնող եղիր» կամ «բարելավիր աշխատանքդ», հաճախ բավարար չեն, եթե աշխատակիցը չի հասկանում՝ ինչ վարքագիծ կամ արդյունք է անհրաժեշտ փոխել։

Հետադարձ կապը պետք է օգնի աշխատակցին հասկանալ իր ուժեղ կողմերը, զարգացման ուղղությունները և հետագա սպասելիքները։ Միաժամանակ ղեկավարը պետք է պատրաստ լինի քննարկել նաև աշխատանքի համար անհրաժեշտ պայմաններն ու ռեսուրսները։

Գլուխ 14․ Աշխատանքի ընդունում և աշխատակիցների պահպանում (Hiring and Keeping People)

Աշխատանքի ընդունման որոշումները երկարաժամկետ ազդեցություն ունեն կազմակերպության վրա։ Սխալ ընտրությունը կարող է հանգեցնել ոչ միայն ֆինանսական ծախսերի, այլև թիմի աշխատանքի դանդաղման, լրացուցիչ ծանրաբեռնվածության և կազմակերպական խնդիրների։ Գրոուվը կարևորում է թեկնածուի կարողությունները, փորձը և այնպիսի իրավիճակներում աշխատելու պատրաստվածությունը գնահատելը, որոնք բնորոշ են տվյալ պաշտոնին։ Հարցազրույցը պետք է օգնի հասկանալ ոչ միայն այն, թե ինչ գիտի թեկնածուն, այլև ինչպես է մտածում, լուծում խնդիրները և համագործակցում մարդկանց հետ։

Աշխատակցին ընտրելուց հետո, սակայն, ղեկավարի պատասխանատվությունը չի ավարտվում։ Աշխատակիցներին պահելու համար կարևոր են հստակ սպասելիքները, զարգացման հնարավորությունները, արդար գնահատումը և աշխատանքի համար անհրաժեշտ պայմանները։

Գլուխ 15․ Վարձատրությունը՝ որպես աշխատանքի մասին հետադարձ կապ (Compensation as Task-Relevant Feedback)

Վարձատրությունը միայն ֆինանսական փոխհատուցում չէ։ Այն նաև ազդանշան է աշխատակցին այն մասին, թե կազմակերպությունն ինչ արդյունքներ և վարքագիծ է գնահատում։ Եթե վարձատրության համակարգը խրախուսում է միայն անհատական ցուցանիշները, աշխատակիցները կարող են կենտրոնանալ սեփական արդյունքների վրա՝ երբեմն անտեսելով թիմի ընդհանուր նպատակը։ Իսկ եթե գնահատվում են նաև համագործակցությունն ու երկարաժամկետ ներդրումը, համակարգը կարող է նպաստել ավելի հավասարակշռված վարքագծի ձևավորմանը։

Գրոուվը շեշտում է, որ վարձատրության չափանիշները պետք է կապ ունենան աշխատանքի իրական արժեքի և ակնկալվող արդյունքների հետ։ Միաժամանակ անհրաժեշտ է հաշվի առնել, թե աշխատակիցն ինչի վրա կարող է իրական ազդեցություն ունենալ։

Գլուխ 16․ Ինչու է ուսուցումը ղեկավարի պարտականությունը (Why Training Is the Boss's Job)

Գրոուվը ղեկավարի կարևորագույն պարտականություններից մեկը համարում է աշխատակիցների ուսուցումն ու զարգացումը։ Եթե թիմի անդամները չունեն անհրաժեշտ գիտելիքներն ու հմտությունները, նույնիսկ լավ կազմակերպված գործընթացները չեն ապահովի ցանկալի արդյունքը։ Ուսուցումը պարտադիր չէ, որ սահմանափակվի դասընթացներով։ Այն կարող է տեղի ունենալ աշխատանքի ընթացքում՝ առաջադրանքներ բացատրելու, հետադարձ կապ տրամադրելու, փորձը փոխանցելու և աշխատակիցներին նոր պատասխանատվություն ստանձնելու հնարավորություն տալու միջոցով։

Ղեկավարը պետք է հասկանա, թե թիմին ինչ գիտելիքներ են անհրաժեշտ այսօր և ինչ հմտություններ կարող են պահանջվել ապագայում։ Սա հատկապես կարևոր է փոփոխվող աշխատանքային միջավայրում, որտեղ մասնագետների կարողությունների զարգացումը անմիջականորեն ազդում է կազմակերպության արդյունավետության վրա։

Ուսուցումը նաև ղեկավարի աշխատանքի լծակներից մեկն է․ եթե աշխատակիցը սովորում է ինքնուրույն լուծել խնդիրները, հետագայում նա ավելի քիչ ուղղորդման կարիք կունենա և կկարողանա ավելի մեծ ներդրում ունենալ ընդհանուր արդյունքի մեջ։

Գրոուվի մոտեցման հիմքում պարզ, բայց կարևոր հարց է․ ինչպե՞ս կազմակերպել աշխատանքն այնպես, որ նույն ժամանակի և ռեսուրսների միջոցով հնարավոր լինի ստանալ ավելի լավ արդյունք։